Für The World’s 50 Best Bars haben wir den Transport zum Palazzo del Ghiaccio in Mailand übernommen. Ein Auflieger und ein Motorwagen brachten die Bars und Eventmaterialien zur Location. Hinter dieser Lieferung stand eine Vorbereitung, bei der Fahrzeugwahl, Ladungsverteilung, Transitdokumente und die Abstimmung mit dem Auftraggeber eng zusammenhingen.
Ein passender Plan beginnt mit den richtigen Fragen
Die erste Anfrage kam bereits im August. Der grobe Zeitplan stand fest, doch die Location und die endgültige Materialliste waren noch in Arbeit. Unser Auftraggeber rechnete damit, mehrere Bars, Kleinmaterial und Flightcases mitzunehmen. Für unser Projektteam begann die Arbeit deshalb mit Fragen: Wo können wir entladen, wie viel Platz nehmen die Güter ein und welche Fahrzeuge können die Location erreichen?
Als der Palazzo del Ghiaccio als Location feststand, konnten wir den Plan weiter ausarbeiten. Wir besprachen die Erreichbarkeit, teilten die Abmessungen und die voraussichtlichen beladenen Gewichte unserer Fahrzeuge mit und stimmten das Entladen auf den Zeitplan der Organisation ab. Auch der Aufenthalt in Mailand und das nächtliche Rückladen wurden im Voraus eingeplant. Denn bei einer Veranstaltung muss auch der Abbau in die Transportplanung passen.
Die gesamte Ladung passte nicht in einen Auflieger. Deshalb entschieden wir uns für einen Auflieger mit Ladebordwand, ergänzt durch einen Motorwagen mit Ladebordwand und Hubwagen. Die Bars standen auf Rädern, sodass für diesen Auftrag kein Mitnahmestapler nötig war. Die Kombination bot zudem eine praktische Lösung für die letzten Meter: Konnte der Auflieger nicht direkt an der Location entladen, konnte der Motorwagen von einem nahegelegenen Parkplatz aus pendeln.
Der Ladeplan wuchs mit der Vorbereitung mit. Beim Verpacken stellte sich heraus, dass einige Bars aus mehr Trolleys bestanden als zunächst angenommen. Der Kunde teilte die Packlisten und Rechnungen daraufhin pro Fahrzeug auf: ein Satz für die sieben Bars im Auflieger und ein Satz für die übrigen Materialien im Motorwagen. So arbeiteten wir mit einer Ladungsverteilung, die zu den tatsächlich verpackten Gütern passte.
Diese Fahrzeugwahl gab unseren Fahrern ausreichend Ladekapazität und zugleich die Flexibilität, die Güter bis zur Location zu bringen. Genau diese Kombination war für diesen Auftrag entscheidend.
Auch die Papiere reisen mit
Für beide Fahrzeuge war die Route über die Schweiz vorgesehen. Deshalb haben wir die T2-Transitdokumente von Anfang an in die Vorbereitung einbezogen. Dafür waren pro Fahrzeug eine Handelsrechnung und eine Packliste nötig, passend zu den Gütern, die in diesem Fahrzeug geladen werden sollten.
Um unseren Auftraggeber zu unterstützen, stellten wir Vorlagen für Rechnung und Packliste bereit. Anschließend prüften wir die Angaben gemeinsam: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Absender und Empfänger, die HS-Codes der Waren sowie die Netto- und Bruttogewichte. Die Angaben auf Rechnungen und Packlisten mussten übereinstimmen. Durch diese Abstimmung vor der Abfahrt konnten die Unterlagen für die Beantragung der Transitdokumente vorbereitet werden.
Auch die Abstimmung mit dem Zollagenten gehörte dazu. Für die Vertretung waren eine Vollmacht und aktuelle Unternehmensdaten erforderlich. Wir begleiteten das Zusammentragen der notwendigen Unterlagen. Gleichzeitig forderten wir die Dokumentation für die Rücksendung an, sodass auch dieser Antrag bereits vor der Hinfahrt vorbereitet werden konnte.
Neben den Transitdokumenten gehören die CMR-Frachtbriefe zur Transportakte. Darin werden die Transportdaten festgehalten, etwa Absender, Empfänger und Beschreibung der Ladung. Die Ladungsverteilung pro Fahrzeug bildet auch hierfür die Grundlage. So hängen Ladeplan, Packlisten, Rechnungen und Transportdokumente miteinander zusammen.
Gemeinsam bis an den richtigen Ort
Kurz vor der Abfahrt teilten wir dem Auftraggeber die Fahrzeug- und Fahrerdaten mit. Auch der Entladezeitpunkt wurde weiter abgestimmt: Am 6. Oktober konnte ab 7:00 Uhr vor Ort entladen werden. Damit hatten die Organisation und unsere Fahrer schon im Voraus Klarheit über Ankunft und Ablauf.
In Mailand kam die Vorbereitung zusammen. Unsere Fahrer unterstützten sich gegenseitig beim Entladen und halfen, die Güter hineinzubringen. Wo nötig, ermöglichte der Motorwagen, die Materialien vom Auflieger weiter zur Location zu bringen. Ein praktisches Zusammenspiel von Planung, Fahrern und den Menschen vor Ort.
Für Besucher dreht sich eine Veranstaltung um das, was drinnen passiert. Unsere Arbeit beginnt schon Wochen vorher, mit der ersten Materialliste und den Fragen zur Erreichbarkeit. Bei diesem Auftrag lag der Mehrwert gerade in diesem Zusammenspiel: beim Transport mitdenken, bei den Papieren unterstützen und anschließend auch vor Ort mit anpacken.
Vielen Dank an unsere Fahrer für ihren Einsatz und an unseren Auftraggeber für das Vertrauen und diesen schönen Auftrag!
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