Voor The World’s 50 Best Bars verzorgden wij het transport naar Palazzo del Ghiaccio in Milaan. Een trailer en een motorwagen brachten de barren en evenementmaterialen naar de locatie. Achter die levering ging een voorbereiding schuil waarin voertuigkeuze, laadverdeling, transitdocumenten en afstemming met de opdrachtgever nauw met elkaar samenhingen.
Een passend plan begint met de juiste vragen
De eerste aanvraag kwam al in augustus binnen. De globale planning stond vast, maar de locatie en de definitieve materiaallijst waren nog in ontwikkeling. Onze opdrachtgever verwachtte meerdere barren, klein materiaal en flightcases mee te nemen. Voor ons projectteam begon het werk daarom met vragen: waar kunnen we lossen, hoeveel ruimte nemen de goederen in en welke voertuigen kunnen daar komen?
Toen Palazzo del Ghiaccio als locatie bekend was, konden we het plan verder uitwerken. We bespraken de bereikbaarheid, deelden de afmetingen en indicatieve beladen gewichten van onze voertuigen en stemden het lossen af op de planning van de organisatie. Ook het verblijf in Milaan en het nachtelijke retourladen werden vooraf meegenomen. Bij een evenement moet immers ook de afbouw in de transportplanning passen.
De volledige lading paste niet in één trailer. Daarom kozen we voor een trailer met laadklep, aangevuld met een motorwagen met laadklep en pompwagen. De barren stonden op wielen, waardoor een kooiaap voor deze opdracht niet nodig was. De combinatie bood bovendien een praktische oplossing voor de laatste meters: als de trailer niet direct bij de locatie kon lossen, kon de motorwagen vanaf een nabijgelegen parkeerplaats pendelen.
Het laadplan groeide mee met de voorbereiding. Tijdens het inpakken bleek dat sommige barren uit meer trolleys bestonden dan eerst gedacht. De klant splitste de paklijsten en facturen daarop per voertuig: een set voor de zeven barren in de trailer en een set voor de overige materialen in de motorwagen. Zo werkten we met een laadverdeling die aansloot op de daadwerkelijk verpakte goederen.
Deze voertuigkeuze gaf onze chauffeurs voldoende laadcapaciteit én de flexibiliteit om de goederen tot aan de locatie te brengen. Juist die combinatie was voor deze opdracht van belang.
Ook het papierwerk reist mee
Voor beide voertuigen was de route via Zwitserland voorzien. Daarom namen we de T2-transitdocumenten vanaf het begin mee in de voorbereiding. Daarvoor waren per voertuig een commerciële factuur en een paklijst nodig, passend bij de goederen die in die wagen zouden worden geladen.
Om onze opdrachtgever op weg te helpen, leverden wij formats voor de factuur en paklijst aan. Vervolgens liepen we de gegevens samen na: de btw-nummers van afzender en ontvanger, de HS-codes van de goederen en de netto- en brutogewichten. De gegevens op de facturen en paklijsten moesten met elkaar overeenkomen. Door dit vóór vertrek af te stemmen, konden de stukken voor de aanvraag van de transitdocumenten worden voorbereid.
Ook de afstemming met de douaneagent hoorde daarbij. Voor de vertegenwoordiging waren een machtiging en actuele bedrijfsgegevens nodig. Wij begeleidden het verzamelen van de benodigde stukken. Tegelijk vroegen we de documentatie voor de retourzending op, zodat ook die aanvraag al vóór de heenreis kon worden voorbereid.
Naast de transitdocumenten horen de CMR-vrachtbrieven bij het transportdossier. Daarin worden de vervoersgegevens vastgelegd, zoals de afzender, ontvanger en omschrijving van de lading. De laadverdeling per voertuig vormt ook hiervoor de basis. Zo hangen het laadplan, de paklijsten, facturen en vervoersdocumenten met elkaar samen.
Samen door tot op de juiste plek
Kort voor vertrek deelden we de voertuig- en chauffeursgegevens met de opdrachtgever. Ook het losmoment werd verder afgestemd: op 6 oktober kon vanaf 07.00 uur op locatie worden gelost. Daarmee hadden de organisatie en onze chauffeurs vooraf duidelijkheid over de aankomst en uitvoering.
In Milaan kwam de voorbereiding samen. Onze chauffeurs assisteerden elkaar bij het lossen en hielpen met het naar binnen brengen van de goederen. Waar nodig bood de motorwagen de mogelijkheid om de materialen vanaf de trailer verder naar de locatie te vervoeren. Een praktisch samenspel tussen planning, chauffeurs en de mensen op locatie.
Voor bezoekers draait een evenement om wat er binnen gebeurt. Ons werk begint al weken daarvoor, bij de eerste materiaallijst en de vragen over de bereikbaarheid. Bij deze opdracht zat de meerwaarde juist in die samenhang: meedenken over het vervoer, ondersteunen bij het papierwerk en vervolgens ook op locatie de handen uit de mouwen steken.
Dank aan onze chauffeurs voor hun inzet en aan onze opdrachtgever voor het vertrouwen en deze mooie opdracht!
Heeft u een evenement of project waarvoor het transport extra voorbereiding en aandacht vraagt? Ons team van Schotpoort Project Management denkt graag met u mee.
Neem contact op via spm@schotpoortgroup.eu.
Bekijk dit project ook op LinkedIn.