Het verhaal van Tanja
Tanja maakt al 16 jaar lang onderdeel uit van onze afdeling Customer Service.
Om een beter beeld te krijgen van haar dagelijkse activiteiten lieten we Tanja haar verhaal doen.
Wie ben je?
Tanja Bodt, ik kom uit Dieren, ben getrouwd en heb twee dochters van zeven en tien jaar. Ik werk al ruim zestien jaar bij Schotpoort Logistics op de afdeling Customer Service als Customer support medewerker, deze functie vervul ik al vanaf mijn eerste werkdag, en 16 jaar later bevalt het me nog steeds even goed.
Wat houdt je functie precies in?
Als customer support medewerker ben ik dag in dag uit bezig met onze klant. Dit kan zijn het invoeren van orders in het systeem, het nakijken van facturen voor klanten maar natuurlijk voornamelijk contact onderhouden met onze klanten en het behouden van een goede relatie. Elke ochtend krijgen we een lijst met vrachten of spullen die niet weg zijn gekomen, of door andere redenen niet zijn vervoerd. Aan de hand van deze lijst gaat de afdeling orders invoeren zodat de planning deze alsnog op de rit kan zetten. Daarnaast heb je natuurlijk constant contact met meerdere klanten zowel telefonisch als via de mail.
Hoe ben je bij deze functie en Schotpoort terecht gekomen?
In het laatste jaar van mijn mbo opleiding heb ik een jaar stage moeten lopen. Na het behalen van mijn diploma ben ik verder gegaan met mijn hbo opleiding, echter kreeg ik het ritme van school/studeren niet meer te pakken na het jaar stage en vandaar helaas besloten mijn studie af te breken en volledig te gaan werken.
Wat maakt je functie bij Schotpoort nou uitdagend, leuk en/of interessant?
Sinds mijn eerste werkdag zestien jaar geleden is er tot nu toe nog geen enkele dag hetzelfde geweest, dit wordt natuurlijk vaak gezegd maar als onderdeel van de Customer Service weet je eigenlijk nooit precies wat er op je bordje ligt voordat je op kantoor bent. Deze diversiteit is ook terug te voeren op de logistieke sector, een sector die letterlijk en figuurlijk voortdurend in beweging is. Dit is af en toe ook een nadeel, maar het maakt het werk vooral erg divers en uitdagend. Je wilt idealiter de klant van alles voorzien helaas, is dit simpelweg niet altijd mogelijk, het is dan aan jou om dit aan de desbetreffende klant te melden.
Als Customer Support Medewerker ben je altijd het vaste aanspreekpunt voor een select aantal klanten, en zit je als het ware tussen het bedrijf en de klant in. Deze dynamiek maakt de baan voor mij zo leuk, af en toe moet je ook wel eens slecht nieuws melden dat is helaas niet anders. Dit soort situaties vereisen een stukje tact, wat het meer een spelletje tussen ons en de klant maakt.
Omdat de Customer Support Medewerkers vaak allemaal hun eigen klantrelaties onderhouden ken je de andere mensen aan de lijn ook door en door, vooral als je hier als 16 jaar werkzaam bent. Hierdoor bouw je hele leuke relaties op en nemen veel klanten vaak even de tijd voor een praatje en een lolletje.
Wat zijn de nadelen of minder prettige onderdelen van je werk?
Zoals ik al eerder aangaf is het werk heel dynamisch, dit is zeker een voordeel maar het kan ook wat minder prettig zijn. Doordat je niet precies weet wat er op de planning staat, kan het misschien wel meteen spitsuur zijn, hierdoor zijn er misschien taken die je minder prioriteit moet geven omdat je orders in moet voeren of een klant te woord moet staan. Vooral in de drukke periodes kan het af en toe best chaotisch zijn, het is dan aan jou om de rust en het overzicht te bewaren. Door deze dynamische omgeving loop je in de avond wel eens het pand uit met het gevoel dat je nog 2 á 3 uur langer had kunnen zitten, maar dan moet je tegen jezelf zeggen genoeg is genoeg, morgen is er weer een nieuwe dag.
Ondanks dat de interactie met de klant juist een van de redenen is dat ik voor deze functie heb gekozen, komt het natuurlijk wel eens voor dat ik slecht nieuws zoals een vertraging in levertijd moet melden. Hier is natuurlijk veel begrip voor er zijn namelijk genoeg aspecten die dit beïnvloeden die buiten onze kracht liggen. Sommige mensen kunnen echter ook gefrustreerd worden of boos tegen je uitvallen, een koel hoofd is dan ook noodzakelijk. Uiteindelijk wordt het negen van de tien keer prima opgelost maar je moet in je achterhoofd houden dat de klant dit in eerste instantie niet weet. Tuurlijk heb je dan wel eens dat er een meningsverschil ontstaat. In die scenario’s merk ik wel dat we een hecht team zijn en de druk van elkaar een beetje proberen te verlichten door dan even die klant over te nemen.
Wat is volgens jou het verschil tussen Schotpoort en andere logistieke dienstverleners?
Als familiebedrijf hebben wij een laagdrempelige en informele sfeer iets wat ik erg kan waarderen. Ik zou niet echt weten of andere dienstverleners en zeker de grotere partijen deze sfeer hebben. Wat mij juist heel erg opvalt is hoe goed we als organisatie op elkaar zijn ingespeeld, veel van mijn collega’s werken ook al een aantal jaren bij Schotpoort en hierdoor weet je precies wat je aan elkaar hebt. Dit maakt zaken regelen voor klanten net dat extra beetje sneller en gemakkelijker.
Omdat ik al een aantal jaartjes meega heb ik het genoegen gehad om het bedrijf te zien groeien tot wat het nu is. Op mijn eerste werkdag bestond de functie Customer support medewerker niet, ook al was de functie die ik toen vervulde wel exact hetzelfde. Toen zaten we nog onderin het pand dicht bij de ingang, nu zitten we met zijn zessen in ons eigen kantoorgedeelte.